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Adjoint.e administratif.ive - CAVAC

Offre d'emploi

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Adjoint.e administratif.ive

CAVAC Centre-du-Québec

Drummondville

Quart de travail
Jour

Statut d'emploi
Temps plein

Horaire de travail
Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Salaire
Entre 23,314$/h et 28,15$/h, selon l’échelle salariale en vigueur

Date d'entrée en fonction
Aussitôt que possible

Faire la différence

L’adjoint.e administratif.ive est le premier contact de la clientèle qui appelle ou se présente au CAVAC. Il ou elle s’assure d’offrir un service client accueillant, courtois, respectueux et sans jugement. Il ou elle exécute le travail administratif demandé par la direction générale et, occasionnellement, par les intervenants, la conseillère clinique et la conseillère à l’organisation des services. L’adjoint.e administratif.ive occupe un rôle pivot stratégique.

RESPONSABILITÉS
ACCUEIL DE LA CLIENTÈLE ET GESTION QUOTIDIENNE

  • Accueillir la clientèle qui se présente et adapter l’approche selon les
    situations rencontrées;
  • Recevoir et transférer les appels, analyser sommairement les besoins et
    en faire part aux intervenants;
  • Effectuer toutes les tâches nécessaires au bon déroulement du quotidien : photocopies, classement, etc.;
  • Rédiger les lettres et avis en lien avec ses taches.

GESTION FINANCIÈRE

  • Vérifier les feuilles de temps, entrer les données et les acheminer au service de paie;
  • Compiler les heures supplémentaires selon les autorisations données et signaler les incohérences;
  • Vérifier les comptes de dépenses et frais de déplacement soumis par les employés et valider leur conformité selon les normes en vigueur. Signaler toute irrégularité à la direction générale. Procéder au remboursement par paiement direct;
  •  Effectuer le paiement des factures selon les délais prescrits;
  • Préparer les documents et procéder au paiement direct des fournisseurs;
  • Gérer les assurances de biens et responsabilité civile des administrateurs;
  • Gérer les processus liés aux assurances collectives des employés;
  • Participer à la planification budgétaire annuelle lors de la production des demandes d’aide financière;
  • Gérer les informations relatives au fonds de pension et recueillir les rapports provenant de l’institution financière;
  • Préparer la demande d’emploi été Canada pour l’obtention d’une subvention pour l’embauche d’un étudiant pendant la période estivale.

GESTION DES LIEUX ET DES BIENS

  • Gérer les informations relatives aux accès aux locaux : contrôle des clefs et mise à jour de la liste de coordonnées personnelles et professionnelles
    des employés;
  • Faire la liaison avec les locateurs ou leur représentant concernant les problématiques liées aux locaux ainsi qu’à la propreté de ces locaux;
  • Magasiner, analyser, faire les demandes de soumissions et recommander à la direction les choix pour l’achat des divers équipements
    (photocopieurs, ordinateurs, etc.);
  •  Veiller au bon fonctionnement des équipements et communiquer avec les fournisseurs de services pour la réparation ou le remplacement des
    équipements défectueux autant au palais de justice que dans les locaux et point de services du CAVAC;
  • Procéder au renouvellement et paiement des cotisations aux associations et ordres professionnels et abonnements (revues et périodiques);
  • Analyser les demandes et faire les achats de matériel de bureau pour l’ensemble du bureau.
  • Procéder à la prise d’inventaire périodique;
  • Organiser les réunions, formations et événements divers à la demande de la direction générale;
  • Organiser l’assemblée générale annuelle en collaboration avec le comité de gestion ainsi que les intervenantes;
  • Collaborer à divers projets spéciaux, tels que : déménagement, achats, événements, etc.

STATISTIQUES ET INFORMATIQUE

  •  Produire les rapports statistiques demandés par la direction et pour le conseil d’administration.
  • Contribuer à la préparation du rapport annuel : produire et compiler les diverses statistiques publiées dans le rapport annuel, faire la mise en page et monter les tableaux et graphiques en collaboration avec les membres du comité de gestion et les intervenantes;
  • Faire la demande de tous les codes pour les employées auprès du MJQ;
  • Organiser avec le MJQ la migration des portables et appareils informatiques;
  • Gérer avec le MJQ les problèmes informatiques, que ce soit aux palais de justice ou aux différents points de services.

Vos atouts pour cet emploi

  • Organisation;
  • Discrétion;
  • Autonomie;
  • Polyvalence;
  • Esprit d’équipe.

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emploi Cavac

Les avantages pour vous épanouir longtemps

  • Possibilité d’horaires flexibles
  • Vacances généreuses et congés santé
  • Assurance vie et maladie
  • Programme d’aide aux employées
  • Régime de retraite
  • Formation continue

1 façon de postuler


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